Повечето от нас съхраняват финансовите си документи с години в огромни тежки кашони - я в мазето, я на тавана. Истината е, че е безпредметно да пазите повечето от тези хартийки толкова дълго - най-добре е да ги предадете за рециклиране, като, разбира се, първо ги прекарате през устройство за унищожаване на личната ви информация чрез нарязване на хартията на тънки лентички. Ето няколко полезни съвета за документите, които е нужно да задържите (и за колко дълго), и за тези, които можете спокойно да изхвърлите.
Данъчни декларации и съпътстващите ги документи
IRS (Internal Revenue Service - американската служба за събиране на данъци) има законното право да ви направи проверка (audit) 7 години назад във времето. След това може да рециклирате поддържащата документация (фактури, касови бележки и т.н.), но запазете самата данъчна декларация, формуляра W-2 (доказателство за доход и платени данъци) и банковите извлечения, показващи колко пари сте вложили в пенсионни спестовни сметки. Тези документи могат да ви бъдат полезни, ако тридесет години по-късно се окаже, че социалноосигурителната администрация не е изчислила пенсионните ви чекове правилно.
Извлечения от инвестиционните ви сметки с потвърждения за капиталовложенията ви (trade confirmations)
Изхвърлете месечните/тримесечните извлечения и запазете годишните. Обаче непременно съхранявайте документите, които показват за колко сте закупили дадена инвестиция, докато не я продадете. Както вече споменах по-горе, запазете извлеченията, доказващи колко точно имате в пенсионни капиталовложения, докато не дойде време да започнете да теглите пари от тях, когато остареете. Просто за всеки случай - за да не се окаже, че трябва да плащате данъци два пъти върху същата сума, защото архивите на IRS са се „затрили".
Финансова документация, свързана с дома ви и други недвижими имоти
Запазете следните документи, докато не продадете съответната къща: всичко, което сте подписали при закупуването на недвижимото имущество; застраховките върху имота през годините; всякакви доклади от инспекции на дома; касови бележки/фактури, описващи какво е било поправено и какви нови инсталации сте сложили през годините. Още по-добре - запазете тези неща поне още няколко години, след като продадете къщата, защото новите собственици могат да ви извикат на съд след някое време, тъй като не сте им казали за някаква нередност в недвижимото имущество. Така ще докажете, че сте поддържали имота в добро състояние и нямате вина за настоящите неизправности.
Застрахователни договори
Запазете ги, докато полиците са в ефект. Ако например договорът за автомобилната ви застраховка е изтекъл, но скоро преди това сте били в злополука, добре е да запазите документацията, докато не сте сигурни, че всичко е било изплатено от застрахователната компания.
Касови бележки и разписки от банкомати
След като се уверите, че банковото ви извлечение от дебитната/кредитната карта показва трансакцията, може спокойно да рециклирате разписките. Запазете касовите бележки от големи покупки, като например телевизор или хладилник, чиито производители могат да изискат доказателство за покупка, ако се наложи да използвате гаранцията. Както вече споменах по-горе, запазете си разписките, свързани с подобрения, които сте правили в имотите си. Те не само ще докажат правотата ви при възможно съдебно дело от бъдещ купувач, но и ще покажат на данъчните, които ви проверяват, че сте били в правото си да получите данъчно облекчение за даденото подобрение. Запазете и всякакви квинтации, доказващи поправки на колата ви, докато не я продадете. Така ще покажете на купувача, че сте се грижили добре за колата, която им продавате. Не съхранявайте касови бележки в горещо помещение (напр. тавана на къщата си или жабката на колата си), защото те са принтирани на термална хартия и напечатаното става нечетливо при високи температури.
Битови сметки
След като следващата сметка за ток, телефон, газ или вода пристигне, показвайки, че сметката от предния месец е платена, може да рециклирате извлечението. Разбира се, най-разумно е да се запишете за електронни извлечения и да не получавате нищо на хартиен носител. Това би ви спестило много време и усилия, както и би помогнало за спасяването на планетата. Нали знете - капка по капка... Има смисъл да запазите всички битови сметки само ако офисът ви е част от вашия дом и трябва да докажете на IRS колко точно от битовите ви сметки трябва да бъдат приспаднати като разходи за бизнеса ви. В такъв случай складирайте извлеченията заедно с данъчната си документация за съответната година.
