Формата 1099 съобщава на данъчните служби доходите ви от самостоятелна заетост, лихви и дивиденти, държавни плащания и др. Има няколко различни форми 1099, които отчитат различните видове доходи, които получавате през цялата година - доходи, различни от заплатата, която работодател ви плаща. Физическото или юридическото лице, което ви плаща, отговаря за попълването на подходящия данъчен формуляр 1099. Те са длъжни да ви го изпратят до 31 януари. Ако сте работник, изкарвате заплата или надница, вашият работодател отчита годишните ви доходи в края на годината чрез формуляр W-2. Но ако сте едноличен търговец или самостоятелно заето лице (self-employed), ще получите формата 1099-MISC от всеки клиент, който ви е платил най-малко $600 през изминалата година. Когато подготвяте данъчната си декларация, данъчните служби изискват от вас да докладвате дохода си от всички получени 1099 форми и да платите данък върху общия си доход за предишната година.
Това е, общо взето, какво ви е нужно да знаете за формите 1099 от гледна точка на изпълнителя на услугите. Нека сега да разгледаме този формуляр от гледна точка на физическото/юридическото лице, което е платило на изпълнителя за услугите. Да речем (често срещано явление в българската общност в Чикаго), че имате малка фирма за превоз, която е сключила договори с притежатели на камиони да прекарват товари от нейно име. И сега трябва да изпратите форми 1099 на тези шофьори, за да докладвате на IRS колко сте им платили за извършените услуги. Крайният срок за подаване на 1099 премина на 2 февруари 2015 г. Какво би се случило с компанията ви, ако сте пропуснали този срок?
Първо, поемете дълбоко дъх, все още можете да издадете формите 1099 и евентуално да избегнете наказанието за закъснялото им подаване, ако успеете да докажете основателна причина. Например, ако вашият бизнес не е бил в състояние да изпрати формулярите 1099 навреме поради непредвидено събитие като пожар или наводнение в офиса, или ако счетоводителят ви е бил в болницата дни наред и е нямал възможност да подготви документите. Освен това, ако срокът още не е изтекъл, но ви e пределно ясно, че няма да имате време да попълните и да изпратите всички 1099 форми, компанията ви може да подаде формуляр 8809, за да поиска от IRS допълнителни 30 дни, през които да има време да подаде формите 1099. Разбира се, трябвало е да изпратите формуляра 8809 на или преди 2 февруари 2015 г. за данъчната 2014 година. Ако сте изпуснали срока тази година, поне имайте предвид тази възможност за следващата година.
Също така трябва да сте наясно, че има различни 1099 срокове. Крайният срок за изпращане по пощата на формулярите 1099 до получателите им, т.е. до изпълнителите на услугите, е 2 февруари 2015 г. Крайният срок за изпращане на формата на хартиен носител по пощата до IRS е 2 март. Ако изпращате 1099 до данъчните служби чрез техния електронен портал (e-file), крайният срок е 31 март 2015 г.
Можете ли да издавате формуляр 1099 за стоки, както и за услуги? Формата 1099-Misc обикновено се издава за плащане на предоставени услуги. Въпреки това, ако стоките и доставките са част от услугите, предоставяни от независимия изпълнител (independent contractor), те ще бъдат включени във формуляр 1099-Misc. Ако те не са част от предоставената услуга, платецът не следва да докладва плащания за оборудване, консумативи, или други материални активи, включително инвентаризация. Това е посочено в инструкциите за 1099 - Misc, както и в Internal Revenue Code, секция 6041 (а).
Когато независим изпълнител ви предоставя услуги, вашата компания е длъжна да поиска от него да попълни формата W-9, преди да извършите плащането към дадения independent contrator. Тази форма съдържа всички необходими лични данни на независимия изпълнител (име, социалноосигурителен номер, адрес), които са ви нужни за попълване на формуляра 1099. Как можете да сте сигурни, че информацията, предоставена ви чрез формата W-9, е вярна? IRS има идентификационен номер за всеки данъкоплатец (tax identification number - TIN) и програма, сверяваща данните, които вие имате от дадена W-9 форма, с базата данни на IRS. Така фирмите могат да са уверени, че личната информация, предоставена им от получателя на формата 1099, е точна. Ето защо е най-добре да проверите уебсайта на IRS, преди да платите на извършителя на услугата. Програмата за TIN съвпадение е полезна, но не толкова, ако я използвате след извършване на плащането и откриете, че данните, които имате, са невалидни. Ако установите неправилен TIN, поискайте коригирана W-9 форма от получателя на парите. Ако не сверите информацията с уебсайта на IRS и се окаже, че изпратите 1099 формуляр с погрешен TIN, ще получите известие CP2100 от IRS, което ви уведомява за грешката и описва какви последващи стъпки да предприемете.
